深度工作好处,就需要天中每分钟都要做好计划。
建议:为本策略专门准备个笔记本,在每个工作日开始时候翻开新页。在页面左侧,每隔行写下这天每个小时,包括普通工作日全部时间。接下来是最重要个环节:将工作日每天划成方格,把活动放在这些空格中。例如,你可以把上午9~11点安排成为客户写新闻宣传稿时段。你只需围着相应那几行画个框,框住那几个小时,然后在框内写“新闻宣传稿”。并不是每个方格都要安排活动。你也可以安排些午饭或者是休息方格。简便起见,每个方格最短时长为半小时(也就是页面上行)。举个例子,这就意味着你并不需要为天每个小活动(比如回老板电子邮件、提交退款单、问卡尔报告情况)安排版面,你可以把这些活动按批次放在个更通用任务方格里。针对这种情况,你可以从任务方格引出条线,引到页面右手边,在右手边你可以有充足空间列出需要完成每个小任务。
完成天工作计划之后,每分钟都应该在某个方格里有所体现。实际上,你已经为这天每分钟安排时间。此时,请你使用这个工作计划来引导天工作。
可以预见是,大部分人从这步开始就遇到麻烦。随着天工作展开,关于该工作计划,有两个方面容易(并且也极为可能)出岔子。第,你计划可能不符合实际。例如你为写新闻通讯稿预留两小时,但是实际上你花掉两个半小时。第二,你可能会被打断,新工作任务会出现到你日程里。这些事情也会打乱你日程。
这些都没有问题。如果你日程被打断,在紧接下来空闲时间,就应该花几分钟修改天余下时间计划。你可以翻到新页,也可以擦掉原有重新编写,还可以像样:划掉原有方格,在其右方为今天剩余时间画出新方格(画格子很瘦,所以有足够空间修改几次)。有些日子里,你可能天要修改十多次计划。如果出现这种情况,不要气馁。你目标并不是竭尽全力维持既定计划,而是在时间推进中掌握工作主动权,即使是在天中,们决定也会变再变。
如果你觉得计划改变频率高得难以接受,这里有些可以增加稳定性诀窍。首先,你应该承认,你对大多数事情所需要时间是预备不足。刚开始尝试这个习惯时,很可能会厢情愿地制定计划——完美天样板。经过段时间练习,你应该尝试准确地(甚至有些保守地)预估完成任务所需要时间。
第二个诀窍就是使用备用方格。如果你不确定个既定任务需要多长时间,先初步预估需要时间,然后在下面再多安排个方格,这个方格可以有多重作用。如果这个既定任务需要更多时间才能完成,那就占用下边这个备用方格。但是如果你在预定时间内完成任务,那就把备用方格安排做其他活动(比如说些非紧急事务)。这样就可以保证在不改变日程情况下,容许不可预知事情发生。们回顾下前文用过写新闻宣传稿例子,你可能安排两个小
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